Her kommer brev2 til udstillere:
Kære udstiller
Hermed en opdatering omkring udstillingen TAK23 i Birkerød.
Vi glæder os meget til at se både dit eksponat og dig selv på udstillingen.
Hermed følger både lidt gentagelser fra det første brev til udstillerne og lidt nye og supplerende oplysninger.
Læs derfor det følgende grundigt igennem.
Sted og transport
Udstillingen finder sted i Birkerød Idrætscenter, Bistrupvej 1, 3460 Birkerød.
Udstillingslokalerne er på 1. sal i idrætscenteret. Der er både trapper og elevator.
Det er muligt at parkere umiddelbart udenfor idrætscenteret, men læg mærke til, at nogle af parkeringspladserne har tidsbegrænsning. Det er også ret nemt at komme til og fra stedet med offentlig transport.
Tidsplan og åbningstider
- Fredag 17/3 14:00 – 20:00 Selvopsætning af eksponater
- Lørdag 18/3 09:30 – 10:00 Åbningsreception
- Lørdag 18/3 10:00 – 16:00 Udstillingen er åben
- Lørdag 18/3 18:00 – 22:00 Klub- og udstillerfest i Glassalen
- Søndag 19/3 10:00 – 14:00 Udstillingen er åben
- Søndag 19/3 10:00 – 12:00 Dommerfeedback til udstillerne
- Søndag 19/3 14:15 – 16:00 Nedtagning af eksponater
Tilmeldte eksponater
Der er tilmeldt i alt 157 rammesider fordelt på 38 eksponater, inklusive et indbudt eksponat, der ikke skal bedømmes. Alle udstillere har på nuværende tidspunkt betalt rammegebyret – tak for det!
Opsætning af eksponater fredag
Næsten alle udstillere har valgt selv at opsætte sit eksponat. Husk at overholde de ovennævnte tider. Når du kommer til udstillingshallen, skal du henvende dig ved Birkerød Frimærkeklubs stand. Her får du udleveret en kuvert med følgende:
- Navneskilt – skiltet bedes du bære synligt, når du befinder dig i udstillingshallen – såvel under opsætning og nedtagning som i udstillingens åbningstid.
- Udstillerfortegnelse
- Kvittering for opsætning (og nedtagning)
Afvent venligst at du får udpeget en assistent fra arrangørklubben, som vil hjælpe dig med det praktiske omkring opsætningen, herunder montering af glas. Inden du forlader udstillingshallen, skal du have udfyldt kvitteringen, og den skal være underskrevet af både dig som udstiller og af arrangøren. Kvitteringen skal bruges igen søndag ved nedtagningen!
Forsikring
Husk at du selv er ansvarlig for eventuel forsikring af dit eksponat både under udstillingen og under eventuel transport til og fra udstillingen. Hverken Birkerød Frimærkeklub eller Danmarks Filatelist Forbund har mulighed for at hjælpe dig med dette.
Forplejning
Cafeen i Birkerød Idrætscenter vil være åben under hele udstillingen. Det er derfor ikke muligt at nyde medbragt mad og drikke på idrætshallens område.
Jury
Juryen består af Søren Juhl Hansen (Juryformand), Lars Engelbrecht og Palle Offersen (juryelev). Det vil være muligt for dig som udstiller at få en samtale med dommerne søndag i tidsrummet 10:00 til 12:00. Hvis du ønsker at gøre brug af denne mulighed, skal du senest lørdag kl. 16:00 have bestilt tid til dette ved at kontakte udstillingsledelsen.
Åbningsceremoni
Vi håber, at du som udstiller har mulighed for at være til stede, når vi holder en lille uformel åbningsceremoni lørdag 09:30 ved udstillingsområdet.
Udstillingsfest
Lørdag aften kl. 18:00 holder vi en fest for klubbens medlemmer og udstillingens deltagere, og vi vil sætte stor pris på at du som udstiller – meget gerne med ledsager – deltager i denne fest.
Der vil blive serveret en tre-retters menu samt kaffe med lidt sødt til. Pris: 300 kr pr. deltager. Drikkevarer kan købes på stedet til rimelige priser. Tilmelding til festen er nødvendig til undertegnede senest 6. marts 2023.
Hvis du har særlige behov i forhold til maden på grund af allergi eller lignende, bedes du oplyse dette sammen med tilmeldingen til festen, og så vil vi naturligvis tage hensyn hertil i så stort et omfang, som det overhovedet er muligt.
Bedømmelsen af de udstillede eksponater vil blive offentliggjort under festen, og kan i øvrigt afhentes ved klubbens stand i udstillingens åbningstid om søndagen.
Nedtagning af eksponater søndag
Når udstillingen lukker søndag kl. 14:00, skal du igen henvende dig ved Birkerød Frimærkeklubs stand. Alle vil jo gerne hurtigt hjem, men der må forventes lidt ventetid, og vi vil som arrangør gøre vores bedste for, at alle bliver betjent hurtigt og effektivt. Husk at medbringe din kvittering fra opsætningen. Også ved nedtagningen vil du få udpeget en assistent fra arrangørklubben, der hjælper dig med afmontering af glasset på udstillingsrammerne og med nedtagningen af dit eksponat. Inden du forlader udstillingshallen, skal du kvittere for, at du har modtaget dit eksponat.
Vi beder alle udstillere om at respektere, at det KUN er repræsentanter for udstillingen, der må montere og afmontere glas på udstillingsrammerne under opsætning og nedtagning af eksponater.
Spørgsmål
Hvis der er noget, du er i tvivl om, kan du altid kontakte undertegnede – før, under og efter udstillingen.
PÅ GENSYN I BIRKERØD TIL MARTS
Med venlig hilsen
Birkerød Frimærkeklub
v/ Niels Erik Thunbo Pedersen
Havdrupvej 137
2720 Vanløse
Telefon: 40 77 95 55. E-mail: